Relazione in itinere e relazione finale

La relazione è il racconto di un percorso in tutte le sue fasi, senza saltare alcun passaggio e senza dare per scontato nulla. È uno strumento che dovrebbe permettere a chiunque la legga di capire il progetto in ogni suo stadio: come è nato, come viene realizzato, da chi, in che modo, con quali tempi… È la ricostruzione di un’esperienza fatta di contatti, riunioni, relazioni tra persone, momenti di incontro per elaborare interventi, per verificare l’andamento delle attività, …
È una specie di “diario di bordo” dove vengono annotati cronologicamente gli eventi più importanti, per documentare lo sviluppo di un’idea iniziale. La relazione è una sorta di testimonianza e di “memoria storica” di un percorso, seppure lungo un periodo breve.

A chi serve la relazione?

  1. La relazione serve ad Ass.I.Pro.V., per poter monitorare l’andamento del progetto: la funzione di valutazione e controllo dei progetti è infatti affidata ai Centri di Servizio, che devono riferire al Comitato di Gestione. La relazione dovrebbe quindi permettere una valutazione qualitativa e quantitativa del progetto.
  2. Serve al coordinatore di progetto, offrendogli la possibilità di fermarsi per fare il punto della situazione ed eventualmente ricalibrare gli interventi per adattarli meglio agli obiettivi del progetto.
  3. Dal momento che la relazione del coordinatore deve dare una visione di insieme, serve a tutte le persone coinvolte (volontari e professionisti), per poter cogliere in maniera globale la portata del progetto. Accade spesso, infatti, che le persone coinvolte a vario titolo nel progetto si limitino al proprio incarico, perdendo la prospettiva complessiva. La relazione del coordinatore deve essere  condivisa con gli altri collaboratori e con le associazioni promotrici, che corrono il rischio di delegare un progetto proprio a professionisti retribuiti. La relazione va controfirmata per conoscenza dalle associazioni promotrici.

Quando e come presentarla?

La relazione, in formato elettronico, va presentata ad Ass.I.Pro.V.  secondo una tempistica indicata nel contratto. I coordinatori sono tenuti a rispettare tali scadenze contrattuali.

Come deve essere la relazione?

La relazione deve essere il più possibile precisa e circostanziata. Deve fare riferimento punto per punto alle azioni previste dal progetto originario approvato dal Comitato di Gestione, riportando gli eventuali cambiamenti e le motivazioni relative.
Deve riportare le date dei vari incontri, seminari, riunioni e momenti di formazione. E’ importante che la relazione contenga dati quantitativi e indicatori numerici:

  • numero di incontri, tipologia e durata, numero di partecipanti (precisare quanti volontari erano presenti e con quali compiti)
  • numero di corsi, numero di lezioni per corso, numero dei frequentanti (precisare quanti volontari erano presenti e con quali compiti)
  • numero delle attività realizzate per gli utenti e numero degli utenti partecipanti (precisare anche quanti volontari erano presenti e con quali compiti).

Per ogni incontro/lezione/attività va inoltre riportato un breve verbale dei contenuti affrontati, con l’indicazione delle persone presenti e del loro ruolo. Qualora vi siano altri collaboratori retribuiti ai quali è affidata una parte del progetto (consulenti, formatori, …), questi sono tenuti a presentare una relazione dettagliata delle attività svolte da loro. È compito del Coordinatore accertarsi che i collaboratori alleghino alla richiesta di pagamento presentata ad Assiprov la relazione dettagliata del lavoro svolto (condizione prevista dalla lettera d’incarico). È opportuno che il Coordinatore si faccia consegnare copia di queste relazioni dai collaboratori, perché nelle relazioni complessive che è chiamato a presentare dovrà comunque  accennare alle attività messe in atto dalle altre figure professionali previste dal progetto.

Dal momento che i progetti promossi dal Centro Servizi sono del volontariato e per il volontariato, si raccomanda di sottolineare il ruolo svolto dai volontari in ogni fase e attività prevista dal progetto.

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